根据沪财会[2002]41号文要求，对闵行区会计电算化备案所需资料及注意事项提出如下要求：
一、所需资料（所有复印件需注明“此复印件内容与原件一致”）
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提供材料 |
单位注意事项 |
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（1）《上海市单位计算机替代手工记账备案表》 |
一式四份，加盖公章 |
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（2）企业提供单位税务登记证（集体或事业单位提供组织机构代码证）复印件 |
加盖公章 |
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（3）会计基础工作规范化证书复印件 |
加盖公章 |
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（4）会计机构负责人（会计主管）从业资格证书的复印件 |
加盖公章 |
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（5）会计人员的会计从业资格证书和会计电算化考试合格证书复印件 |
加盖公章 |
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（6）结合本单位具体情况制订的电算化会计管理制度 |
主要包括：(一)会计电算化岗位责任制、(二)会计电算化操作管理制度、(三)计算机硬件软件系统维护和数据管理制度、(四)会计电算化档案管理制度。等等。加盖骑缝公章。 |
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（7）打印的单位所有各级会计科目表 |
包括科目代码、科目名称、科目类型、借贷方向，加盖公章。 |
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（8）备案数据同期套打输出的会计可见性文档抽样资料 |
1.主要包括：现收、现付、银收、银付、转账类别凭证样张，明细账、现金和银行存款日记账、总账（总分类账、汇总式总账）样张及主要电子报表（资产负债表、利润表或收入支出总表等）；有外币核算的，须同时提供外币记账凭证、明细账、日记账样张。2.抽样资料应为人机并行期间资料，如果备案时间超过人机并行期间一季度的，还必须提供最新期间的抽样资料。3.抽样资料均需加盖公章。 |
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（9）由财务软件接口程序自动生成的，符合GB/T 19581-2004接口的完整最新期间会计月度数据 |
与会计可见性文档样张相同会计期间，包括上海市单位计算机替代手工记账备案表.XLS。 |
二、注意事项
各单位以计算机替代手工记账，必须保证所用软件及其生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料符合我国《会计法》和国家统一会计制度的规定。各单位计算机替代手工记账后，应填写《上海市单位计算机替代手工记账备案表》，与会计科目代码表、会计电算化有关管理制度、人机并行期间套打输出的会计可见性文档抽样资料（包括不同类别的会计机制凭证、现金和银行日记账、某科目的明细账、总分类帐）及主要的电子报表一起报送同级财政部门备案，其中《上海市单位计算机替代手工记账备案表》还要同时抄送同级税务部门。
如果单位对已使用的会计软件进行重大修改或升级更版，或者对会计电算化工作作出重大调整时，应报同级财政部门备案，同时抄送同级税务部门。具体注意事项如下：
1、《上海市单位计算机替代手工记账备案表》
表格详见附件，下载后请切勿改动表格的文件名及格式。前往区财政局检测时，请将该表格保存在优盘中。
2、《会计基础工作规范化证书》
由各单位所属镇、街道（莘庄工业区）评定后发放，各镇、街道（莘庄工业区）考评的联系方式详见附件。
3、会计电算化证书
若会计人员当时因免试会计电算化成绩而无会计电算化证书，会计人员需重新参加电算化考试取得会计电算化证书，会计电算化考试采取上海市财政局统一设置常设考场。
电算化考试采用网络报名、网上付费，详情登录上海财政网(http://www.czj.sh.gov.cn/signup/login.jsp)。
4、会计电算化制度
单位应建立适合本单位业务特点和管理要求的会计电算化内部控制制度报区财政局备案。会计电算化内控制度应包括会计电算化岗位责任制、会计电算化操作制度、计算机硬件软件系统维护和数据管理制度、会计电算化档案管理制度。
5、科目代码表
单位按照选用的会计制度规定设置会计科目并打印科目代码表报区财政局备案，科目代码表应包括所有一级科目的科目名称、科目类型、借贷方向。
6、凭证
单位可根据实际情况选取“记账凭证”或“收付转凭证”，其中一种使用，切不可混淆使用。
（1）记账凭证
* 凭证必须每月连续编号；
* 摘要应真实、完整反映业务的主要内容；
* 应正确填写附件张数；
* 对应科目必须显示一级科目或者一级科目/二级科目；
* 机制凭证下方第一栏必须为“会计主管”；
* 机制凭证应打印出制单、复核人员的中文姓名并加盖制单、审核、记账、会计主管人员印章或者签字；
* 凭证不可出现多借多贷；
* 记账凭证打印2-3张报区财政局备案。
（2）收付转凭证
* 收付转凭证不能设置为现金凭证、银行凭证、转账凭证三类，应设置为收款、付款、转账三类凭证或现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证五类凭证；
* 各类凭证应连续编号；
* 摘要应真实、完整反映业务的主要内容；
* 应正确填写附件张数；
* 对应科目应显示一级科目或者一级科目/明细科目；
* 机制凭证下方第一栏必须为“会计主管”；
* 机制凭证应打印出制单、复核人员的中文姓名并加盖制单、审核、记账、会计主管人员印章或者签字；
* 凭证不可出现多借多贷；
* 各类型凭证打印2-3张报区财政局备案。
7、日记账（现金/银行存款日记账）
* 摘要应真实、完整反映每笔业务的主要内容；
* 对方科目应显示中文的一级科目名称或一级科目/明细科目，不能只有科目代码，没有科目名称；
* 一张凭证上的多笔业务应拆分打印，不能出现合并同类项现象；
* 日记账页中需多张打印的，页末一栏应显示“接下页”，次页第一栏应显示“承上页”；
* 现金/银行存款日记账各打印2-3张报区财政局备案。
8、明细账
* 单位可根据实际情况选择“三栏式”、“多栏式”或“数量金额式”明细账，摘要应真实、完整反映每笔业务的主要内容，可选择打印2-3个一级科目的明细科目的明细账报区财政局备案；
* 账页中需多张打印的，页末一栏应显示“接下页”，次页第一栏应显示“承上页”。
9、总分类账
* 单位可选择打印2-3个一级科目的总账报区财政局备案；
* 账页中需多张打印的，页末一栏应显示“接下页”，次页第一栏应显示“承上页”。
10、科目余额表
单位须打印科目余额表（即所有一级科目余额）报区财政局备案。
11、报表
报表包括资产负债表、利润表、主要税金应交明细表，请单位按照规定格式在使用的软件中进行设置、打印，并报区财政局备案。
12、数据接口
单位可根据《信息技术会计核算软件数据接口》（GB/T 19581-2004）要求，准备至少一个月的数据接口文件（一个月的数据接口文件必须为备案当月前三个月内的数据接口文件为有效文件，例如9月来备案，必须准备6、7、8月其中一个月的数据接口文件），前往区财政局检测时，请将备案数据信息保存在优盘中，数据文件格式为txt文档。如对数据接口有疑问的，请联系自己的电脑软件公司。
各类凭证、日记账、明细账、总分类账及报表格式可参考附件中的电算化样表格式。以上所有纸质数据须加盖单位公章。
三、受理时间、地点
每周一、三上午9：00—11：00，下午1：30—4：00（法定节假日除外），接待地点：沪闵路6358号2号楼303室，咨询电话：33234859。数据接口一天只能检测一次。
附件：1、上海市单位计算机替代手工记账备案表
2、各镇、街道（莘庄工业区）会计基础工作规范化证书考评联系方式
3、会计电算化样表格式
闵行区财政局
